La eliminación del papel en las empresas, un horizonte lejano

Trabajo Economía

La pandemia del nuevo coronavirus motivó la rápida difusión del teletrabajo. Aunque la mayor parte de las tareas se pueden realizar en cualquier lugar con un PC y un buen entorno informático, no es raro que los trabajadores tengan que ir a la oficina para “conseguir un sello del jefe” o “abrir una factura enviada por correo para presentarla al departamento de contabilidad”. Una encuesta revela que las oficinas están lejos aún de trabajar sin papel.
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La Asociación de Gestión de Japón (JMA) encuestó a 1.000 oficinistas en agosto de 2021 para averiguar cuál era el estado de la digitalización en sus empresas. Dado que en abril de 2019 se obligó a llevar un control de las horas trabajadas de los empleados, la digitalización del “control de la jornada laboral” ha avanzado notablemente: más del 70 % de los encuestados afirma que sus tareas están “totalmente digitalizadas” o “parcialmente digitalizadas”.

Por otro lado, la digitalización de los sellos y los faxes se está rezagando, ya que solo alrededor del 10 % están totalmente digitalizados mientras que el 60 % no lo están en absoluto. El 50 % dijo que los contratos tampoco se han digitalizado. En estos casos se sigue utilizando el papel, probablemente por la necesidad de adaptarse a la conveniencia de los clientes y los organismos gubernamentales.

En cuanto al material de las reuniones, el 46 % de los encuestados utiliza tanto dispositivos electrónicos como impresiones en color, aunque ahorrarían recursos si los participantes utilizaran un PC o una tableta.

¿Cuánto se ha avanzado en la reducción del papel en el lugar de trabajo en el último año, que ha estado dominado por el coronavirus? Un 44 % de los encuestados respondió que “mucho” o “algo”, mientras que el 56 % respondió que “poco” o “nada”.

A la pregunta “¿Cree que la productividad mejorará si se avanza en la reducción del uso del papel?”, más del 40 % de los encuestados respondieron positivamente que la productividad aumentaría, mientras que solo un 10 % de los encuestados dijo que la productividad disminuiría.

Si se observa esta conciencia por nivel de avance en la reducción del uso del papel, el 80 % de los del grupo “ha avanzado mucho” dijo que mejoraría su productividad laboral, mientras que solo el 20 % de los del grupo “no ha avanzado nada” llegó a la misma conclusión, una diferencia de casi 60 puntos.

Cuando se pidió a las 825 personas que afirmaron que reducir el uso del papel tiene “ventajas” que ofrecieran ejemplo concretos, la respuesta más común fue la “reducción de los costes”, con algo más del 70 %, seguida del ahorro de espacio, la eficiencia laboral, la protección del medioambiente y la visualización de los documentos.

Fotografía del encabezado: PIXTA.

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