Las facturas en papel, ¿un desincentivo para el teletrabajo?
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“Llevar mascarilla durante las conversaciones. Evitar salir de casa después de las 20:00 en la medida de lo posible, no comer fuera y teletrabajar el 70 % del tiempo. Si hacemos estas tres cosas a conciencia, podemos controlar la infección”. Cuando el primer ministro Suga Yoshihide decidió declarar el estado de emergencia, hizo un fuerte llamamiento a la adopción del teletrabajo.
Una encuesta sobre la situación del trabajo con relación a la facturas realizada por Sansan, gran empresa del sistema de gestión de tarjetas de visita, revela que el 82,5 % de las personas se ven obligadas a acudir al trabajo para realizar trámites en papel.
Antes incluso de que se recomendara el teletrabajo, minimizar las facturas en papel debería haber sido uno de los retos en la gestión de empresas. Sin embargo, el 60,6 % de los encuestados respondieron que “recibimos casi todas las facturas en papel”. Incluyendo a los que respondieron que reciben “el 75 % en papel” y “la mitad en papel y la mitad en formato electrónico como PDF”, más del 90 % de los encuestados confesaron que recibe “más de la mitad de las facturas en papel”.
El trabajo relacionado con las facturas se divide en varios procesos, como la recepción, la apertura, la clasificación, la comprobación del contenido y la solicitud de pago, y un estudio sobre el tiempo dedicado a cada uno de estos procesos mostró que el tiempo medio dedicado a una sola factura, desde la recepción hasta el pago y el almacenamiento, era de unos 52 minutos. Además, el número medio de facturas recibidas por las empresas en un mes fue de 96,08, lo que significa que dedican una media de 5.000 minutos (unas 83 horas) cada mes a la tramitación de facturas.
Tiempo medio dedicado a las tareas relacionadas con las facturas
| Recepción | 6,6 （minutos） |
| Clasificación | 6,2 |
| Confirmación del contenido | 6,2 |
| Solicitud de pago | 6,4 |
| Aprobación | 5,7 |
| Presentación | 6,1 |
| Distribución | 6,0 |
| Procedimientos de pago | 4,4 |
| Almacenamiento | 5,7 |
| Total | 52 |
Fuente: Sansan.
La encuesta se llevó a cabo a mediados de enero de 2021 en forma de cuestionario en línea para los trabajadores de oficina que manejan facturas en el curso de su trabajo. Se recogieron un total de 1.000 muestras.
Fuente: PIXTA.