Las oficinas después del coronavirus: de la eficiencia al confort

Las “trabacaciones”, una nueva tendencia en las oficinas

El nuevo coronavirus ha desencadenado un proceso de transformación en las oficinas japonesas: mientras que antes se buscaba la eficiencia, en adelante primará el confort.

La palabra clave que representa el cambio en el panorama laboral es la expresión estadounidense workation, compuesta por work (‘trabajo’) y vacation (‘vacaciones’), y que en español se ha adaptado como “trabacaciones”. Este término designa el hecho de trabajar mientras se disfruta de la vida y el turismo en un destino vacacional pintoresco. Se trata de un movimiento que surgió principalmente en empresas de informática de Estados Unidos a partir del año 2000 y que ahora empieza a popularizarse en Japón.

La prefectura de Mie anunció en mayo de 2020 que va a preparar lugares donde practicar las “trabacaciones” dotando de conexiones de internet algunos enclaves turísticos como el Parque Nacional de Ise-Shima, y habilitando escuelas abandonadas y casas tradicionales como oficinas. La iniciativa empezará a publicitarse principalmente entre las empresas del área metropolitana de Tokio a partir de otoño.

El estilo de trabajo que promulga las “trabacaciones” es el siguiente. Los días laborables se trabaja desde una oficina espaciosa, se participa en las reuniones virtuales de la empresa y se interactúa con los miembros del equipo respirando el aire puro del exterior. Los días de descanso se hace turismo con la familia o la pareja, practicando actividades como el excursionismo o el campin.

La estancia puede ir desde unos cuantos días, con festivos de por medio, hasta unas cuantas semanas, hasta la finalización de un proyecto. También existe la posibilidad de trabajar mientras se recorre una zona, cambiando de alojamiento y oficina a lo largo de la ruta. La prefectura de Mie dirigirá su oferta de “trabacaciones” también a empresas de Osaka y Aichi el próximo año fiscal, y proyecta captar unas cien entidades al año.

La generalización del teletrabajo con la pandemia crea una nueva demanda de oficinas

La prefectura de Wakayama, que se apuntó a la moda de las “trabacaciones” antes que otros Gobiernos regionales, ha emprendido una nueva iniciativa. La constructora OS, del grupo Hankyū Hanshin Tōhō, puso en marcha un proyecto de desarrollo inmobiliario en Nanki Shirahama (Shirahama-chō) en febrero de 2020, en que la colaboración entre el sector público y el privado es cada vez más estrecha. Las nuevas instalaciones constarán de varias oficinas y tendrán una terraza con vistas al mar para que los usuarios puedan disfrutar de un paisaje espectacular.

Mitsubishi Estate alquila las instalaciones municipales de Shirahama-chō para las “trabacaciones” desde el año pasado, y durante el año fiscal 2019 formalizó contratos con tres empresas, entre las que se halla NTT Communications. No hay duda de que, con la apertura de nuevas instalaciones, el número de empleados que trabajen en Nanki Shirahama irá en aumento.

Fachada del centro de “trabacaciones” de Mitsubishi Estate (izquierda) e interior de sus oficinas en Nanki Shirahama (Fotografía: Mitsubishi Estate).

Los Gobiernos regionales y las empresas han empezado a fomentar las “trabacaciones” al ver que este se difundía con la crisis del nuevo coronavirus.

Desde que el riesgo de contagio en las ciudades aumentara en marzo de 2020, se disparó el número de compañías que introdujeron el trabajo desde casa o el teletrabajo. Una encuesta que el Instituto de Administración de NTT DATA realizó a unos 1.200 oficinistas de todo el país en abril, cuando se declaró el estado de emergencia en siete prefecturas, reveló que el 39,1 % de las empresas habían adoptado el teletrabajo, más del doble que en la encuesta efectuada en enero, en que solo eran un 18,4 %.

Si el teletrabajo se normalizara, las opciones de destinos laborales a elegir se multiplicarían y la demanda para trabajar en destinos turísticos paradisíacos crecería como la espuma.

La falta de comunicación entre los empleados se soluciona por internet

Las “trabacaciones” no solo diversifican los destinos donde se puede trabajar, sino que también encierran la posibilidad de transformar radicalmente la realidad de las oficinas de las empresas japonesas, ya que ofrece elementos clave de los que dichas oficinas carecían hasta ahora.

Antes de la pandemia actual, el criterio que se priorizaba por encima de todo al establecer la esencia de las oficinas japonesas era la eficiencia. Si los empleados debían acudir a una hora fija y trabajaban en espacios sin división, era porque ello facilitaba el control de los subordinados por parte de los directivos y la comunicación entre la plantilla.

Las sedes centrales de las empresas se concentran en Tokio porque las visitas por motivos comerciales o burocráticos resultan más eficientes si las empresas y las oficinas de la Administración están en una misma zona.

Las compensaciones que más se han destacado entre las que brinda el teletrabajo son la eliminación de los largos desplazamientos a la oficina en trenes abarrotados y la situación de ‘hacinamiento laboral’ en que solo se dispone de 6 metros cuadrados por trabajador.

Con todo, la crisis sanitaria ha permitido constatar que la eficiencia laboral que se obtenía con la concentración de personas y lugares puede lograrse también mediante el teletrabajo. Es más, en algunas empresas el teletrabajo ha demostrado ser tan eficiente que se ha decidido mantenerlo incluso después de que se solucione la presente situación.

Hitachi anunció a finales de mayo que, una vez se supere la crisis sanitaria, el 70 % de su plantilla (unas 23.000 personas) seguirá trabajando desde casa a razón de dos o tres días por semana. La firma considera que, si se delimitan claramente las responsabilidades de los empleados y se les evalúa por resultados en lugar de por horas trabajadas, la productividad se mantendrá aunque no pueda comprobarse cómo rinden desde el hogar.

Las novedades no terminan aquí: se están hallando estrategias para superar desventajas que hasta ahora se atribuían al trabajo en remoto, como el hecho de que una menor interacción entre los trabajadores obstaculice la concepción de ideas nuevas y la coordinación fluida del equipo.

A finales de mayo, GMO Internet Group sistematizó el teletrabajo que venía adoptando en todas sus sucursales para que su personal lo siga practicando por norma entre uno y tres días por semana. La medida entró en vigor a finales de junio y se mantendrá después de que termine la pandemia. Aunque al principio se temió que el teletrabajo reduciría la comunicación informal entre los trabajadores, la experiencia demuestra que no es así; ya han surgido espontáneamente nuevas formas de mantener el contacto entre el personal, como las quedadas virtuales para almorzar. GMO piensa seguir fomentando la iniciativa de los empleados de interactuar entre ellos.

Los empleados adoptan, por iniciativa propia, nuevas formas de mantener el contacto como las quedadas virtuales para almorzar o tomar el té. (PIXTA)

Las empresas se replantean cómo debe ser una oficina

La difusión del teletrabajo hace que se replantee la dinámica de las oficinas, que hasta ahora buscaba la eficiencia laboral. Las empresas se ven ante la tesitura de tener que redefinir cómo debe ser una oficina.

¿Qué es lo que sustituirá a la eficiencia como criterio a perseguir en las oficinas? Algo en lo que el sector de la informática estadounidense ya reparó en la primera década del siglo y que ahora las compañías japonesas empiezan a vislumbrar: el confort.

Las personas son más productivas y generan mejores ideas cuando albergan un nivel alto de satisfacción y felicidad respecto a su entorno. Esto se ha comprobado en Estados Unidos mediante una serie de experimentos. El equipo de investigación de Hitachi ha demostrado la correlación entre el grado de felicidad del personal de su centro de atención telefónica y el porcentaje de pedidos que formalizan: a mayor felicidad, más ventas.

Las “trabacaciones”, en que se reside en un destino turístico disfrutando de su estilo de vida y sus atractivos, es precisamente un intento de elevar el nivel de satisfacción y bienestar de los trabajadores mediante el confort. Si las empresas que lo adopten muestran resultados como el desarrollo de productos y servicios innovadores, y Japón logra aumentar un poco la productividad (ventas por hora) de sus trabajadores de oficina (la más baja entre los países del G7 desde 1994), no cabe duda de que la transición de la eficiencia al confort se acelerará.

Además de los centros para las “trabacaciones”, seguramente en adelante asistiremos a la creación de oficinas con prestaciones muy diversas, desde instalaciones deportivas y recreativas, hasta culturales como salas de cine. Espero de verdad que así sea, porque las oficinas han de marcar el futuro de las empresas japonesas después del coronavirus.

Fotografía del encabezado: La necesidad de mantener el distanciamiento social en las oficinas está revolucionando la forma de trabajar. (PIXTA)